Контроль за прохождением документов

СБ ведет контроль за порядком деловой переписи в соответствии с инструкцией по ведению делопроизводства:
– печатание, уничтожение черновиков;
– регистрация;
– хранение;
– рассылка;
– допуск исполнителей работ к документам;
– уничтожение документов.


При рассылке документов, содержащих КТ потребителям, СБ предварительно проверяют наличие у потребителей условий хранения таких документов. При несоблюдении этих условий СБ налагает запрет на их рассылку.
Служба безопасности предприятия должна организовать обучение вопросам бдительности и постоянно вести работу по контролю за содержанием телефонных переговоров.
Опасность при передаче информации, включающей КТ, заключается в следующем:
– возможности заинтересованным лицам прослушивать Ваши телефонные разговоры;
– перехватывать, записывать и накапливать информацию. Поэтому СБ должна разрабатывать инструкцию, ограничивающую сохранность секретов фирмы: телефон использовать только для передачи вспомогательной информации открытого характера;
к передаче деловой информации допускаются только специалисты, знающие требования и инструкции;
– перед сеансом телефонной связи беседа планируется и подготавливается.
Требования: краткость, минимум сведений, не отклонятся от темы.

Технические мероприятия защиты речевой информации:
ограничивать число телефонных аппаратов для деловых переговоров;
– исключить отводы параллельных аппаратов;
– не устанавливать телефонные аппараты в залах заседаний;
– установка шифраторов, устройств, блокирующих линии от средств перехвата, для неконтактного перехвата;
– установка защитных аппаратов;
– применение других мер, затрудняющих перехват (устанавливаются профессионалами).

Служба безопасности предприятия проводит планомерное изучение осведомленности сотрудников о деятельности фирмы.
Специалисты, допущенные к основным секретам фирмы, использующие свой опыт, профессионализм, знания представляют наибольшую ценность для фирмы и чем больше их осведомленность, тем больше их ценность и тем больше забот по обеспечению безопасности.
При проведении анализа о возможной осведомленности сотрудников необходимо учитывать следующие факторы:
– специалисты должны иметь четкое представление о границах открытого использования информации;
– СБ должна принимать меры по неразглашению КТ и созданию условий для смягчения возможного ущерба в случае использования материалов фирмы сотрудниками, ушедшими из фирмы (утечка мозгов и секретов);
– СБ должна рекомендовать ограничение приема посетителей и ограничение их доступа в какие-либо помещения фирмы, кроме приемной комнаты.
Немало случаев, когда преступным формированиям удавалось устраивать своих людей в фирмы в качестве вспомогательного персонала (уборщицы, повара, шоферы) и технических работников (секретари, машинистки, переводчики и т. д.). Через этих людей преступникам удавалось получать ценную информацию о режиме дня руководителей и ведущих экспертов, о коммерческих операциях, связанных с получением (передачей, перевозкой, хранением) денег и других материальных ценностей. Поэтому важной задачей для коммерческих организаций становится защита от проникновения информаторов, связанных с преступными группировками. Коммерческая тайна разглашается там, где утрачены бдительность и единство коллектива. Это позволяет преступникам легко находить и эффективно использовать в своих целях слабые, уязвимые места в кадровой работе отдельных банков и акционерных обществ. Особого внимания требует обстановка в планово-финансовых службах, сотрудники которых занимаются развитием кредитно-финансовых отношений и в наибольшей степени осведомлены о ресурсной ситуации в своей организации, предстоящих переговорах и встречах руководителей, их возможных поездках и т. п. Криминальные группировки при изучении сотрудников коммерческих структур делают упор на выявление главным образом их негативных черт (стремление к стяжательству, повышенный меркантилизм, склонность к интригам, склокам и конфликтам), а также стремятся выявлять участие сотрудников в незаконной коммерческой деятельности, в не предусмотренных уставом организации операциях, результаты которых можно было бы использовать для компрометации этих сотрудников. В подобных условиях считается более целесообразным при нынешних обстоятельствах заблаговременно прогнозировать вероятность создания чрезвычайной обстановки и соответственно осознанно и целенаправленно подходить к формированию комитета (группы) по чрезвычайным происшествиям.
Таким образом, в части кадровой работы угроза безопасности бизнеса должна рассматриваться как вероятность:
внедрения в органы управления организацией сообщников злоумышленников и их групп;
вербовки из числа сотрудников негласных осведомителей, работающих в интересах криминальных групп.
Для предотвращения этого рекомендуется:
– тщательно проводить проверку, изучение и контроль за персоналом, нанимаемым на работу, оценивать в первую очередь деловые и личные качества поступающих, особенно тех, кто в наибольшей степени будет осведомлен о распорядке дня и местопребывании первых руководителей и планах организации;
осуществлять постоянный контроль за формированием и поддержанием неконфликтных отношений между руководителями и рядовыми сотрудниками, возникающие конфликты улаживать рациональным путем.
Начальник отдела (управления) кадров должен участвовать в работе комитета по чрезвычайным происшествиям. Целесообразно иметь текущие планы оперативных мероприятий:
– по регулярной проверке собственного персонала, а также деловых партнеров;
– по обеспечению сохранности конфиденциальной информации и деловой переписки; предупреждению возможной утечки данных о планируемых и принимаемых решениях (в первую очередь – из групп размножения (копирования) документов, компьютерных терминалов и сетей, а также архива и бухгалтерии).
В контрактах, заключенных с сотрудниками, необходимо четко обозначать персональные функциональные обязанности всех категорий сотрудников и на основе существующего российского законодательства и внутренних документов определять их ответственность за любые виды нарушений, связанных с разглашением или утечкой информации, составляющей коммерческую тайну. В этой связи целесообразно вводить в служебных документах организации гриф «конфиденциально» и применять различного рода надбавки к окладам для категорий персонала, работающих с этими документами. Не менее важны для безопасности коммерческих предприятий процедуры увольнения сотрудников. Многих наших руководителей мало интересуют чувства и переживания персонала, который по тем или иным причинам «попадает под сокращение» или самостоятельно изъявляет желание уволиться. Как показывает опыт, такой подход часто приводит к серьезным негативным последствиям.
Грамотный менеджер, заботящийся о безопасности своей организации, должен помнить: каковы бы ни были причины увольнения сотрудника, он должен покидать коммерческую организацию без чувств обиды, раздражения и мести. Только в этом случае можно надеяться на то, что увольняемый сотрудник не предпримет необдуманных ходов и не проинформирует правоохранительные органы, налоговую инспекцию, конкурентов, криминальные структуры об известных ему недостатках, промахах, ошибках в деятельности его прежних руководителей.
Получив от сотрудника заявление об увольнении по собственному желанию, следует выяснить, каковы истинные мотивы такого решения. Как правило, причины, на которые ссылается сотрудник при увольнении, и подлинные мотивы, побудившие его к такому шагу, существенно отличаются друг от друга.
Нередко бывает так, что сотрудник внутренне сам уверен в том, что увольняется по откровенно называемой им причине, хотя его решение принято под влиянием совершенно иных, порой скрытых от него обстоятельств. Известны случаи весьма тонких и тайных комбинаций по оказанию влияния на высококвалифицированных специалистов для их переманивания организациями-конкурентами. Поэтому важно определить истинную причину увольнения сотрудника, попытаться правильно ее оценить и решить, целесообразно ли в данной ситуации предпринимать попытки к удержанию его в коллективе, либо отработать и реализовать процедуру его спокойного и бесконфликтного увольнения.
При поступлении устного или письменного заявления об увольнении рекомендуется во всех без исключения случаях провести с сотрудником беседу с участием представителя кадрового подразделения и кого-либо из руководителей организации. Однако до беседы целесообразно предпринять меры по сбору следующей информации об увольняющемся сотруднике:
– характер его взаимоотношений с коллегами в коллективе;
– отношение к работе;
– уровень профессиональной подготовки;
– наличие конфликтов личного или служебного характера;
– ранее имевшие место высказывания или пожелания перейти на другое место работы;
– доступ к информации, в том числе составляющей коммерческую тайну;
– вероятный период устаревания сведений, составляющих коммерческую тайну для данного предприятия;
– предполагаемое в будущем место работы увольняющегося сотрудника.
Беседа проводится после того, как собраны все необходимые сведения. Предварительно руководитель организации должен проанализировать вопрос о том, целесообразно ли попытаться склонить сотрудника изменить его первоначальное решение, либо санкционировать оформление его увольнения. В любом случае рекомендуется дать собеседнику высказаться и в развернутой форме объяснить мотивы своего решения. В зависимости от предлагаемого результата беседа может проводиться в официальном тоне либо иметь форму доверительной беседы, задушевного разговора, обмена мнениями. Однако, каковы бы ни были планы в отношении данного сотрудника, разговор с ним должен быть построен таким образом, чтобы он не испытывал чувства униженности, обиды, оскорбленного достоинства. Для этого следует сохранять тон беседы предельно корректным, тактичным и доброжелательным, даже несмотря на любые критические и несправедливые замечания, которые могут быть высказаны в Ваш адрес.
Если руководством организации принято решение не препятствовать увольнению сотрудника, а по своему служебному положению он располагал доступом к конфиденциальной информации, то в этом случае необходимо отрабатывать несколько вариантов сохранения в тайне коммерческих сведений (оформление официальной подписи о неразглашении данных, составляющих коммерческую тайну, либо устная «джентльменская» договоренность о сохранении увольняемым сотрудником лояльности). Личное обращение к чувству чести и достоинства увольняемых лиц наиболее эффективно в отношении тех индивидуальных умов, которые обладают темпераментом сангвиника и флегматика, высоко оценивающих, как правило, доверие и доброжелательность. Что касается лиц с темпераментом холерика, то с этой категорией сотрудников рекомендуется завершать беседу на официальной ноте. Объявление об увольнении вызывает бурную негативную реакцию, связанную с попытками спекулировать на своих истинных, а порой и мнимых профессиональных достоинствах. Поэтому с сотрудником такого темперамента и склада характера целесообразно тщательно оговаривать и обуславливать в документах возможности наступления для них юридических последствий раскрытия коммерческой тайны. Если увольнение сотрудника происходит по инициативе самой организации, то не следует поспешно реализовывать это решение. Если увольняемый располагает какими-либо сведениями, составляющими коммерческую тайну, то целесообразно предварительно под соответствующим предлогом перевести его на другой участок работы, например в подобное подразделение, в котором отсутствует конфиденциальная информация. Таких сотрудников желательно сохранить в организации (в ее дочерних предприятиях, филиалах) до тех пор, пока не будут реализованы меры по снижению возможного ущерба от разглашения ими сведений, либо найдены адекватные средства защиты конфиденциальных данных. После реализации этого можно приглашать на собеседование подлежащего увольнению сотрудника и объявлять причины, по которым организация отказывается от его услуг. Желательно при этом, чтобы эти причины содержали элементы объективности, достоверности и проверяемости (перепрофилирование производства, сокращение персонала, ухудшение финансового положения, отсутствие заказчиков и пр.). При мотивации увольнения целесообразно, как правило, воздерживаться от ссылок на негативные деловые и личные качества данного сотрудника (даже при наличии таковых).
В ходе этой беседы рекомендуется внимательно выслушивать возражения, аргументы и замечания сотрудника в отношении характера работы, стиля руководства и т. п. Обычно увольняемый персонал весьма критично (хотя подчас – излишне эмоционально) освещает ситуацию в организации, вскрывая уязвимые места. Эти соображения могут быть в дальнейшем эффективно использованы. В ряде случаев увольняемому сотруднику вполне серьезно предлагают даже за соответствующее вознаграждение изложить письменно свои рекомендации.
В ходе беседы полезно выработать решение о предоставлении увольняемому каких-либо рекомендательных документов для последующего трудоустройства на новом месте работы. Недопустимы какие-либо намеки о сведении личных счетов с увольняемым кандидатом за его прежние недостатки в работе и поведении.
Тем не менее, при окончательном расчете обычно рекомендуется независимо от личностных характеристик увольняемых сотрудников брать у них подписку о неразглашении конфиденциальных сведений, ставших известными им при работе в организации.
После увольнения сотрудников, осведомленных о сведениях, составляющих коммерческую тайну, целесообразно, используя собственные возможности или услуги частного детективного агентства, исследовать обстановку на их новом месте работы и прогнозировать возможности утечки известных конфиденциальных данных. Уволившийся работник, не имея обязанностей перед фирмой, может поделиться ценными сведениями с конкурентами, криминальными структурами. Для снижения опасности таких последствий при увольнении работник предупреждается о запрещении использования сведений в своих интересах или интересах других лиц и дает подписку о неразглашении конфиденциальной информации (коммерческой тайны) после увольнения в течение определенного срока. В противном случае все убытки, которые будут причинены предпринимателю вследствие разглашения информации, могут быть взысканы в судебном порядке.

Комментирование и размещение ссылок запрещено.

Обсуждение закрыто.